En uppdaterad medlemslista är inte bara bra för ordningens skull – det är också en viktig del av föreningens informationssäkerhet. Genom att regelbundet ta bort inaktiva medlemmar minskar ni risken vid dataintrång och ser till att personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt.
Flera system som används inom föreningslivet, bland annat SportAdmin och Miljödata, har under det senaste året drabbats av dataintrång. Sådana händelser påminner oss om att varje förening behöver ha koll på sina uppgifter. När medlemsregistret är uppdaterat minskar mängden lagrad persondata och därmed också riskerna om något skulle hända.
Att rensa bort gamla eller inaktiva medlemmar är dessutom ett krav enligt GDPR, som säger att personuppgifter inte får sparas längre än nödvändigt för sitt syfte.
Så gör ni en enkel medlemsrensning
- Gå igenom medlemslistan och identifiera personer som inte längre är aktiva.
- Ta bort eller anonymisera uppgifter som inte längre behövs.
- Uppdatera kontaktuppgifter för de medlemmar som fortfarande är aktiva.
- Dokumentera rutinen så att arbetet blir konsekvent och återkommande.
- Ett bra tillfälle att genomföra detta är i samband med årsskifte, säsongsstart eller avslut – när ni ändå ser över verksamheten i stort.
Vi rekommenderar att varje förening gör en större genomgång av medlemsregistret minst en gång per år. Det är en enkel åtgärd som stärker både tryggheten och förtroendet inom föreningen och bidrar till ett säkrare föreningsliv för alla.